Preocupado com a operação da sua empresa durante a pandemia do coronavírus?
Uma das principais medidas sugeridas pela OMS e DGS durante a crise que está a começar em Portugal é a adesão ao teletrabalho.
Na Clouts trabalhamos assim desde o nosso dia 1 e por isso, e viemos partilhar a nossa experiência, porque acreditamos que poderá ser útil para quem precisa agora se adaptar a este modelo.
O teletrabalho é um modelo muito flexível e com grandes vantagens para a empresa e colaboradores mas tem os seus desafios e exige alguma preparação.
Vamos contar como o implementamos e as nossas práticas que funcionam até hoje.
1) Está tudo na nuvem:
Organizámos a nossa infraestrutura tecnológica para funcionar na nuvem, ou seja, os nossos ficheiros de projetos, registo de atividade, documentação e modelos, tudo está acessível pela internet de qualquer dispositivo, através das nossas credenciais de acesso. Somos clientes empresariais da Google e até o momento não temos nenhuma razão para insatisfação.
2) Partilha e colaboração:
Usamos as ferramentas do Gsuite (Gdocs, Gslides, Gsheets para trabalhar colaborativamente em documentos, folhas de cálculo, modelos, propostas e etc). Temos os documentos partilhados com quem de direito e com as permissões devidas, de visualização e/ou edição. Mais de uma pessoa pode colaborar na edição de um documento ao mesmo tempo e isso é incrivelmente útil.
3) Comunicação rápida – menos formalidade:
Damos mais utilização às ferramentas de comunicação rápida e imediata para falarmos uns com os outros e menos aos e-mails. Já experimentámos várias ferramentas para isso:
– o Yammer foi durante algum tempo a nossa ferramenta de comunicação interna, mas tornou-se mais uma rede social pouco eficaz e abandoná-mo-la.
– Usámos o Slack também e foi produtivo para a equipa técnica mas adesão não foi integral, o que criou problemas de comunicação
– Atualmente estamos a usar o Whatsapp com bastante êxito. É muito mais fácil para a equipa adaptar-se às novas formas de trabalho se utilizarmos ferramentas que já estão presentes no seu dia-a-dia. É o caso. Usamos com grupos restritos e temáticos e também estamos a utilizar com os nossos clientes.
4) Gestão operacional ágil:
Adoptamos ferramentas de gestão ágeis e acessíveis na internet para gerir os projetos e estabelecer metas de produção para a equipa. A nossa recomendação nesse sentido é utilizarem o Trello. Tem um modelo visual de atribuir cartões aos membros da equipa que torna o acompanhamento das tarefas bastante facilitado.
5) Reuniões online:
Realizamos muitas reuniões online internas e com clientes e utilizamos a Whereby por ser uma ferramenta muito simples e que não requer instalação de software. É gratuita até quatro pessoas em simultâneo, permite a partilha de ecrã e possui chat escrito. Experimentem!
6) Flexibilidade de horários e trabalhar por metas:
Na Clouts não trabalhamos para cumprir um horário de funcionamento, mas sim para cumprir objetivos e metas de produção e estes são negociados com a equipa e os Clientes. Obviamente que temos momentos em que estamos todos em atividade em simultâneo e presencialmente e geralmente este são também aproveitados para promover o convívio e a descontração.
7) Promover a confiança:
A distância, para que a equipa esteja motivada e a executar as metas acordadas é fundamental promover a confiança. Talvez esta seja a dica mais importante de todas, porque caberá à liderança da organização implementar este espírito no grupo, estar atento e executar ações corretivas quando a harmonia não for plena.
